Digitalna Arhiva Dokumenata: Revolucija u HR-u i Iskustva koja Mijenjaju Poslovanje

U današnjem ubrzanom digitalnom svijetu, upravljanje informacijama postalo je ključno za uspjeh svake organizacije. Dok su se nekada uredski prostori gušili pod hrpama papira, a pronalaženje važnog dokumenta nalikovalo potrazi za iglom u plastu sijena, moderna tehnologija nudi elegantno rješenje: digitalna arhiva dokumenata. Za HR odjele, ova tehnološka inovacija nije samo pogodnost, već nužnost koja transformira svakodnevno poslovanje, poboljšava efikasnost i osigurava usklađenost s propisima. Na blogu ‘Iskustva HR’ često dijelimo priče i savjete koji pomažu našim korisnicima da optimiziraju svoje procese, a digitalizacija arhive dokumenata bez sumnje je jedna od najvažnijih tema u tom kontekstu.

Kroz ovaj članak, istražit ćemo kako digitalna arhiva dokumenata mijenja HR krajolik, od smanjenja operativnih troškova do jačanja sigurnosti podataka i poboljšanja korisničkog iskustva zaposlenika. Razmotrit ćemo ključne prednosti, izazove implementacije, te pružiti praktične savjete temeljene na provjerenim iskustvima. S ciljem demonstracije E-E-A-T (iskustva, stručnosti, autoritativnosti i povjerenja), uronit ćemo duboko u temu, nudeći detaljan pregled i odgovore na vaša najčešća pitanja.

Što je Digitalna Arhiva Dokumenata i Zašto je Ključna za HR?

Digitalna arhiva dokumenata je sustav za organizirano pohranjivanje, upravljanje i pretraživanje elektroničkih dokumenata. Umjesto fizičkih fascikala i ormara, svi važni dokumenti, bilo da su izvorni digitalni ili skenirani s papira, pohranjuju se u digitalnom formatu. Ova tehnologija obuhvaća širok spektar rješenja, od jednostavnih sustava za pohranu u oblaku (cloud) do sofisticiranih sustava za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management Systems) koji nude napredne funkcije poput automatizacije tijeka rada, kontrole verzija i granularne kontrole pristupa.

Za HR odjel, digitalna arhiva nije samo alat za spremanje datoteka; ona je okosnica modernog, agilnog i usklađenog poslovanja. HR svakodnevno barata ogromnom količinom osjetljivih i povjerljivih dokumenata: ugovori o radu, platne liste, životopisi, evaluacije performansi, zdravstveni kartoni, podaci o obuci, evidencije godišnjih odmora i bolovanja. Ručno upravljanje ovim dokumentima ne samo da je neučinkovito i sklono pogreškama, već predstavlja i značajan sigurnosni rizik.

Transformacija HR Operacija kroz Digitalizaciju

U Hrvatskoj, kao i globalno, tvrtke se sve više okreću digitalnim rješenjima kako bi pratile brze promjene u zakonodavstvu i zahtjevima tržišta rada. Istraživanje PwC-a iz 2021. godine pokazalo je da je automatizacija HR procesa jedan od tri glavna prioriteta za HR lidere. Digitalna arhiva je temelj te automatizacije. Zamislite samo onboarding novog zaposlenika: umjesto ispunjavanja desetak papirnatih obrazaca, sve se može obaviti online, s dokumentima koji se automatski arhiviraju i klasificiraju unutar sustava. Ovo ne samo da štedi vrijeme HR-u, već i stvara pozitivno prvo iskustvo za novog člana tima.

Prednosti Implementacije Digitalne Arhive u HR Odjelu

Implementacija digitalne arhive dokumenata donosi višestruke koristi koje se odražavaju na učinkovitost, sigurnost i ukupno poslovanje tvrtke. Evo nekih od najvažnijih prednosti:

Ušteda Vremena i Resursa

• Smanjenje administrativnog opterećenja: HR stručnjaci provode značajan dio svog radnog vremena na administrativne zadatke vezane uz dokumente. Digitalizacijom se eliminira potreba za ručnim arhiviranjem, kopiranjem i dostavljanjem papirnatih dokumenata. Automatizirano indeksiranje i pretraživanje omogućuju trenutačan pristup informacijama.
• Uklanjanje fizičkog prostora: Nema više potrebe za skupim uredskim prostorom rezerviranim za arhivske ormare. Svi dokumenti pohranjeni su digitalno, oslobađajući prostor koji se može iskoristiti produktivnije.
• Smanjenje troškova: Eliminiraju se troškovi papira, tinte, printera, fascikala, dostave i skladištenja fizičke arhive. Na duge staze, ovo rezultira značajnim financijskim uštedama.
• Brži procesi: Procesi poput revizija, onboardinga, obrade zahtjeva za godišnji odmor ili bolovanje postaju znatno brži i učinkovitiji kada su svi relevantni dokumenti digitalno dostupni.

Poboljšana Sigurnost i Usklađenost s Propisima

• Zaštita podataka: Digitalna arhiva omogućuje napredne sigurnosne protokole, uključujući enkripciju, kontrolu pristupa temeljenu na ulogama, revizijske tragove i sigurnosne kopije. To znači da samo ovlaštene osobe mogu pristupiti osjetljivim HR podacima.
• Usklađenost s GDPR-om: Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR), koja je stupila na snagu 2018. godine, postavila je visoke standarde za upravljanje osobnim podacima. Digitalna arhiva olakšava usklađivanje s GDPR-om omogućujući lako brisanje podataka (pravo na zaborav), transparentan uvid u to tko je i kada pristupio podacima, te centralizirano upravljanje privolama. Iz ‘Iskustva HR’ znamo da je ovo jedan od najvećih benefita za naše korisnike.
• Oporavak od katastrofe: U slučaju požara, poplave ili drugih fizičkih katastrofa, papirnate arhive su nepovratno izgubljene. Digitalne arhive, posebno one bazirane na oblaku, mogu se sigurnosno kopirati na više lokacija, osiguravajući kontinuitet poslovanja i sigurnost podataka.
• Revizijski tragovi: Svaka radnja nad dokumentom (pregled, izmjena, brisanje) bilježi se u revizijskom tragu, pružajući potpunu transparentnost i odgovornost.

Jednostavniji Pristup i Pretraživanje Informacija

• Trenutačan pristup: Zaposlenici HR-a, menadžeri i po potrebi sami zaposlenici mogu pristupiti relevantnim dokumentima s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme, putem sigurnog internetskog pristupa. Ovo je posebno važno u eri rada na daljinu.
• Napredno pretraživanje: Sustavi za digitalnu arhivu često uključuju moćne funkcije pretraživanja, uključujući pretraživanje po ključnim riječima, datumima, imenima, pa čak i pretraživanje sadržaja unutar dokumenata (OCR tehnologija). Pronalaženje ugovora starog pet godina ili specifične klauzule postaje stvar sekundi, a ne sati.
• Centralizirano skladištenje: Svi dokumenti su na jednom mjestu, eliminirajući dupliciranje i osiguravajući da svi rade s najnovijim verzijama.

Poboljšano Korisničko Iskustvo (Employee Experience)

• Samoposlužni portali: Mnogi sustavi digitalne arhive integrirani su s HRIS (Human Resources Information System) sustavima koji zaposlenicima omogućuju samostalni pristup svojim platnim listama, ugovorima, zahtjevima za godišnji odmor i drugim osobnim dokumentima. To smanjuje broj upita HR odjelu i osnažuje zaposlenike.
• Brži procesi: Brža obrada zahtjeva i pristup informacijama doprinose zadovoljstvu zaposlenika, jer se smanjuje frustracija zbog birokracije.
• Ekološki otisak: Smanjenjem potrošnje papira, tvrtka pokazuje svoju posvećenost održivosti, što je sve važnije za modernu radnu snagu.

Ključni Elementi Uspješne Digitalne Arhive Dokumenata

Uspješna implementacija digitalne arhive dokumenata zahtijeva pažljivo planiranje i odabir pravih tehnoloških rješenja. Nekoliko je ključnih elemenata koje treba uzeti u obzir:

Odabir Pravog Sustava za Upravljanje Dokumentima (DMS)

DMS je srce svake digitalne arhive. Pri odabiru sustava, važno je razmotriti:

• Funkcionalnost: Treba li vam samo pohrana ili i napredne funkcije poput automatizacije tijeka rada, kontrole verzija, e-potpisa i integracije s drugim HR sustavima?
• Skalabilnost: Može li sustav rasti s vašom tvrtkom i brojem dokumenata?
• Sigurnost: Kakve sigurnosne protokole nudi (enkripcija, autentifikacija, revizijski tragovi)?
• Korisničko iskustvo (UX): Je li sučelje intuitivno i jednostavno za korištenje? Ako zaposlenici ne mogu lako koristiti sustav, otpor promjenama bit će veći. Kvalitetan web dizajn sučelja ključan je za prihvaćanje.
• Cijena: Uključuje li sustav licence, održavanje, podršku i potencijalne troškove prilagodbe?
• Hosting opcije: Jeste li preferirate on-premise (na vlastitim serverima) ili cloud rješenje? Cloud nudi fleksibilnost i niže početne troškove, dok on-premise daje potpunu kontrolu nad podacima.

Sigurnost Podataka i Usklađenost

Ovo je područje gdje se ne smije kompromitirati. Osiguravanje povjerljivosti, integriteta i dostupnosti HR podataka je paramountno:

• Enkripcija: Svi podaci moraju biti šifrirani u mirovanju i u tranzitu.
• Kontrola pristupa: Detaljna kontrola tko može pristupiti kojim dokumentima, temeljena na ulogama i potrebi.
• Sigurnosne kopije (Backup): Redovito sigurnosno kopiranje podataka na više lokacija.
• Revizijski tragovi: Svaka akcija mora biti zabilježena.
• Usklađenost: Provjerite je li sustav usklađen s relevantnim zakonima (GDPR, lokalni propisi o radu) i industrijskim standardima.

Integracija s Postojećim Sustavima

Kako bi se ostvarila puna efikasnost, digitalna arhiva trebala bi se integrirati s drugim HR sustavima koje koristite, poput HRIS-a, sustava za plaće, sustava za praćenje kandidata (ATS) ili ERP sustava. Ova integracija omogućuje besprijekoran protok podataka i eliminira potrebu za dvostrukim unosom informacija, što je čest izvor pogrešaka. Na primjer, kada se novi zaposlenik unese u HRIS, njegovi dokumenti automatski se povezuju i arhiviraju.

Obuka Zaposlenika i Upravljanje Promjenama

Tehnologija je samo dio jednadžbe. Bez educiranih zaposlenika koji su voljni prihvatiti promjene, implementacija neće biti uspješna. Osigurajte sveobuhvatnu obuku za HR tim i sve ostale korisnike sustava. Komunicirajte prednosti digitalne arhive i objasnite kako će im olakšati svakodnevni rad. Upravljanje promjenama (change management) je ključno za osiguravanje visoke stope prihvaćanja novog sustava.

Izazovi Implementacije i Kako ih Prevazići

Iako prednosti digitalne arhive dokumenata nadmašuju izazove, važno je biti svjestan potencijalnih prepreka i planirati kako ih prevladati. Iz ‘Iskustva HR’ znamo da su ovi izazovi realni, ali rješivi.

Početni Troškovi i Povrat Investicije (ROI)

Izazov: Implementacija DMS-a može predstavljati značajnu početnu investiciju, što često odbija manje tvrtke.
Rješenje: Fokusirajte se na dugoročni povrat investicije. Izračunajte uštede u vremenu, prostoru, materijalima i smanjenom riziku od pogrešaka i kazni zbog neusklađenosti. Mnogi pružatelji usluga nude SaaS (Software as a Service) modele s mjesečnom pretplatom, što smanjuje početne troškove i omogućuje tvrtkama da počnu s manjim ulaganjem. Također, istražite vladine poticaje ili fondove EU-a za digitalizaciju poslovanja.

Otpor Promjenama unutar Tima

Izazov: Ljudi su stvorenja navike, a promjena ustaljenih procesa može izazvati otpor, posebno kod onih koji su godinama radili na “stari” način.
Rješenje: Provedite opsežnu obuku i komunikaciju. Objasnite zaposlenicima kako će im novi sustav olakšati rad, a ne komplicirati ga. Uključite ključne korisnike u proces planiranja i testiranja kako bi postali “prvaci promjene”. Fokusirajte se na benefite za pojedinca, a ne samo za tvrtku. Dajte dovoljno vremena za prilagodbu.

Migracija Postojećih Papirnatih Dokumenata

Izazov: Prebacivanje tisuća (ili milijuna) postojećih papirnatih dokumenata u digitalni format (skeniranje, indeksiranje) može biti ogroman i dugotrajan projekt.
Rješenje: Ne morate digitalizirati sve odjednom. Prioritetizirajte najvažnije i najčešće korištene dokumente. Razmislite o angažiranju vanjskih tvrtki specijaliziranih za skeniranje i digitalizaciju. Uvedite politiku “digital-first” za sve nove dokumente kako biste spriječili daljnje nakupljanje papira.

Sigurnosni Rizici i Briga za Podatke

Izazov: Digitalizacija nosi rizik cyber napada i neovlaštenog pristupa podacima.
Rješenje: Odaberite sustav s robusnim sigurnosnim značajkama. Implementirajte snažne politike lozinki, dvofaktorsku autentifikaciju, redovite sigurnosne revizije i testiranja penetracije. Educirajte zaposlenike o važnosti cyber sigurnosti i prepoznavanju phishing napada. Redovito ažurirajte softver i sigurnosne protokole. Investirajte u IT sigurnost – to nije trošak, već investicija u opstanak poslovanja.

Održavanje i Ažuriranje Sustava

Izazov: Digitalni sustavi zahtijevaju stalno održavanje, ažuriranje i tehničku podršku.
Rješenje: Ako se odlučite za rješenje u oblaku (SaaS), pružatelj usluge obično preuzima odgovornost za održavanje i ažuriranja. Ako idete na on-premise rješenje, osigurajte adekvatne IT resurse i budžet za održavanje. Redovito pratite performanse sustava i rješavajte probleme proaktivno.

Trendovi i Budućnost Digitalnog Upravljanja Dokumentima u HR-u

Tehnologija ne miruje, a evolucija digitalne arhive dokumenata u HR-u nastavlja se brzim tempom. Nekoliko je ključnih trendova koji oblikuju budućnost:

Umjetna Inteligencija (AI) i Strojno Učenje (ML)

AI i ML sve više pronalaze primjenu u digitalnim arhivama. Mogu automatski klasificirati dokumente, izdvajati ključne informacije (npr. datum rođenja, OIB iz životopisa), prepoznati anomalije ili potencijalne probleme s usklađenošću, pa čak i predložiti relevantne akcije. Ovo dodatno smanjuje potrebu za ručnim unosom i obradom.

Blockchain Tehnologija za Dodatnu Sigurnost

Iako još u ranim fazama, blockchain se istražuje kao potencijalno rješenje za osiguravanje integriteta i nepovredivosti dokumenata. Svaki dokument mogao bi imati jedinstveni “otisak” na blockchainu, što bi osiguralo da je autentičan i da nije mijenjan. Ovo je posebno relevantno za vrlo osjetljive dokumente poput ugovora.

Mobilni Pristup i Aplikacije

U svijetu gdje je rad fleksibilniji, pristup dokumentima putem mobilnih uređaja postaje standard. Moderni DMS sustavi nude mobilne aplikacije koje omogućuju siguran pristup, pregled i ponekad odobravanje dokumenata s bilo kojeg pametnog telefona ili tableta. To je ključno za menadžere koji trebaju brzo odobriti godišnji odmor ili pregledati izvješća dok su izvan ureda.

Povećana Automatizacija Tijekova Rada (Workflow Automation)

Budućnost donosi još više automatizacije. Od pokretanja tijeka rada za odobrenje novog ugovora do automatskog slanja podsjetnika za istek certifikata, digitalne arhive će sve više preuzimati repetitivne zadatke, oslobađajući HR stručnjake za strateškije aktivnosti. Na ‘Iskustva HR’ često naglašavamo koliko je automatizacija ključna za modernog HR-ovca.

Integrirana Analitika i Izrada Izvješća

Digitalne arhive s vremenom akumuliraju bogatstvo podataka. Budući sustavi će nuditi naprednu analitiku koja će HR-u omogućiti dublje uvide u trendove zapošljavanja, fluktuaciju, učinkovitost obuke i druge ključne HR metrike. Ovo omogućuje donošenje odluka temeljenih na podacima, što je temelj suvremenog poslovnog strateškog planiranja.

Praktični Koraci za Implementaciju Digitalne Arhive u Vašem HR Odjelu (Tutorijal)

Ako ste spremni za transformaciju, evo nekoliko praktičnih koraka kako započeti s implementacijom digitalne arhive dokumenata:

1. Provedite Analizu Postojećeg Stanja:
   • Identificirajte sve vrste dokumenata koje vaš HR odjel obrađuje.
   • Procijenite količinu papirnatih dokumenata i njihov životni ciklus.
   • Razgovarajte s HR timom o njihovim svakodnevnim izazovima vezanim uz dokumente.
   • Definirajte trenutne sigurnosne protokole.
2. Definirajte Zahtjeve i Ciljeve:
   • Koje specifične probleme želite riješiti digitalnom arhivom (npr. spor pristup, sigurnosni rizici, neusklađenost)?
   • Koje funkcionalnosti su vam najvažnije (npr. pretraživanje, automatizacija, e-potpis, mobilni pristup)?
   • Postavite mjerljive ciljeve (npr. smanjenje vremena pretraživanja za X%, smanjenje troškova papira za Y%).
3. Istražite i Odaberite Pravog Pružatelja Usluge/DMS:
   • Zatražite demonstracije od nekoliko različitih pružatelja.
   • Provjerite reference i iskustva drugih korisnika (posebno u HR sektoru).
   • Usporedite cijene, funkcionalnosti, sigurnosne značajke i opcije podrške.
   • Razmislite o rješenjima koja su specifično dizajnirana za HR ili koja se mogu lako prilagoditi HR potrebama.
4. Izradite Plan Implementacije:
   • Definirajte faze projekta (npr. faza pilot projekta, faza migracije, faza obuke).
   • Dodijelite odgovornosti članovima tima (projekt menadžer, IT podrška, HR ključni korisnici).
   • Postavite realne rokove za svaku fazu.
   • Uključite plan za skeniranje i indeksiranje postojećih papirnatih dokumenata.
5. Provedite Pilot Projekt:
   • Počnite s manjim segmentom dokumenata ili manjom grupom korisnika.
   • Ovo će vam omogućiti da testirate sustav, identificirate probleme i prikupite povratne informacije prije pune implementacije.
6. Obuka Zaposlenika i Komunikacija:
   • Organizirajte radionice i online tutorijale za sve korisnike sustava.
   • Naglasite prednosti koje će novi sustav donijeti svakome pojedinačno.
   • Osigurajte jasne upute i resurse za podršku.
7. Migrirajte Dokumente i Počnite Koristiti Sustav:
   • Prema definiranom planu, postupno migrirajte preostale dokumente.
   • Osigurajte kvalitetnu kontrolu nad procesom migracije.
   • Krenite s aktivnim korištenjem digitalne arhive za sve nove dokumente.
8. Kontinuirano Praćenje i Optimizacija:
   • Redovito pratite performanse sustava i prikupljajte povratne informacije.
   • Identificirajte područja za poboljšanje i optimizaciju procesa.
   • Budite otvoreni za prilagodbe i nadogradnje sustava kako se vaše potrebe mijenjaju.

Zaključak: Digitalna Arhiva – Neizostavni Partner Modernog HR-a

Uloga HR-a u modernim organizacijama daleko je od puke administracije. HR odjeli su strateški partneri koji doprinose ukupnom uspjehu tvrtke kroz privlačenje, razvoj i zadržavanje talenata. U tom kontekstu, digitalna arhiva dokumenata više nije luksuz, već temeljna infrastruktura koja omogućuje HR-u da se fokusira na ljude, a ne na papire.

Od značajnih ušteda vremena i resursa, preko neusporedivo veće sigurnosti podataka i usklađenosti s regulatornim okvirima poput GDPR-a, do značajnog poboljšanja korisničkog iskustva zaposlenika – benefiti su jasni i mjerljivi. Iako implementacija može donijeti izazove poput početnih troškova i otpora promjenama, pomnim planiranjem, edukacijom i odabirom pravog rješenja, ti se izazovi mogu uspješno prevladati.

S obzirom na rapidan razvoj tehnologije, s umjetnom inteligencijom, blockchainom i sve većom automatizacijom, budućnost digitalnog upravljanja dokumentima obećava još veće inovacije koje će dodatno osnažiti HR funkciju. Prihvaćanje digitalne arhive nije samo korak naprijed; to je skok u budućnost koja je već ovdje, omogućujući HR profesionalcima da budu efikasniji, sigurniji i strateški važniji nego ikada prije. Na ‘Iskustva HR’ s ponosom pratimo i dijelimo priče o uspješnoj digitalizaciji koje svjedoče o pouzdanosti i provjerenosti ovih rješenja.

Često Postavljana Pitanja (FAQ) o Digitalnoj Arhivi Dokumenata za HR

Prikupili smo najčešća pitanja koja nam postavljaju korisnici ‘Iskustva HR’ bloga vezana uz digitalnu arhivu dokumenata.

1. Je li digitalna arhiva zakonski priznata u Hrvatskoj?

Da, digitalna arhiva je zakonski priznata u Hrvatskoj, pod uvjetom da zadovoljava određene uvjete. Zakon o arhivskoj građi i arhivima, kao i Zakon o elektroničkoj ispravi, reguliraju ovo područje. Ključno je osigurati autentičnost, cjelovitost, čitljivost i pouzdanost digitalnih dokumenata te osigurati dugoročno čuvanje u skladu s propisanim rokovima. Digitalni dokumenti moraju biti potpisani kvalificiranim elektroničkim potpisom ako je to potrebno, a sustav mora omogućiti revizijski trag.

2. Koliko je sigurna digitalna arhiva od hakera i gubitka podataka?

Digitalna arhiva, ako je pravilno implementirana, može biti znatno sigurnija od fizičke. Napredni sustavi koriste enkripciju (šifriranje) podataka, dvofaktorsku autentifikaciju, granularnu kontrolu pristupa, redovite sigurnosne kopije na više lokacija i detaljne revizijske tragove. Međutim, nijedan sustav nije 100% otporan na napade, stoga je ključno odabrati renomiranog pružatelja, redovito ažurirati softver i educirati zaposlenike o cyber sigurnosti.

3. Mogu li svi zaposlenici imati pristup digitalnoj arhivi?

Dizajn digitalne arhive omogućuje preciznu kontrolu pristupa. HR odjel može definirati tko ima pristup kojim dokumentima i na kojoj razini (pregled, uređivanje, brisanje). Primjerice, zaposlenici mogu imati pristup samo svojim osobnim dokumentima putem samoposlužnog portala, dok HR menadžeri mogu imati širi pristup cijeloj arhivi. Princip “potrebe za znanjem” (need-to-know) je ključan.

4. Koliko vremena treba za implementaciju digitalne arhive?

Vrijeme implementacije značajno varira ovisno o veličini tvrtke, količini dokumenata za migraciju, složenosti sustava i integracijama s drugim sustavima. Za manje tvrtke, pilot projekt može trajati nekoliko tjedana, dok potpuna implementacija za veće organizacije može trajati od nekoliko mjeseci do godinu dana. Ključno je temeljito planiranje.

5. Što je s starim papirnatim dokumentima? Trebam li ih sve skenirati?

Ne morate nužno skenirati sve. Preporučuje se strategija “digital-first” za sve nove dokumente. Za stare papirnate dokumente, možete primijeniti selektivan pristup:

• Skenirajte najvažnije i najčešće korištene: Dokumente koji su kritični za svakodnevno poslovanje i često se koriste.
• Skenirajte dokumente s dugim rokom čuvanja: Posebno one s zakonski propisanim dugim rokom čuvanja.
• Arhivirajte preostale fizički: Manje važne ili rijetko korištene dokumente možete zadržati u fizičkoj arhivi dok im ne istekne rok čuvanja.

Postoje i vanjske tvrtke koje nude usluge masovnog skeniranja i indeksiranja dokumenata, što može ubrzati proces.

6. Je li digitalna arhiva kompatibilna s GDPR-om?

Da, digitalna arhiva može značajno olakšati usklađivanje s GDPR-om. Ključne značajke uključuju:

• Centralizirano upravljanje privolama.
• Jednostavno brisanje podataka (“pravo na zaborav”).
• Revizijski tragovi koji bilježe tko je pristupio podacima.
• Mogućnost brzog pristupa i ispravljanja podataka na zahtjev.
• Poboljšana sigurnost podataka od neovlaštenog pristupa.

Važno je osigurati da odabrani sustav ima sve potrebne funkcije i da se HR procesi prilagode GDPR zahtjevima.

7. Što ako se odlučim za cloud rješenje? Jesu li moji podaci sigurni u oblaku?

Cloud rješenja postaju standard u digitalnoj arhivi zbog svoje fleksibilnosti, skalabilnosti i nižih početnih troškova. Renomirani pružatelji cloud usluga (poput Microsoft Azure, Amazon AWS, Google Cloud) ulažu ogromne resurse u sigurnost, često daleko više nego što si to pojedina tvrtka može priuštiti. Vaši podaci su šifrirani, redundantno pohranjeni na više geografskih lokacija i zaštićeni od fizičkih i cyber prijetnji. Važno je odabrati pružatelja s certifikatima poput ISO 27001 i provjeriti njihove politike privatnosti i obrade podataka, pogotovo u kontekstu GDPR-a.