U modernom poslovnom svijetu, HR arhiva ne samo da je dokumentacija, već je i ključni element za pouzdanost, pravnu sigurnost i efikasnost u upravljanju ljudskim resursima. Ako se biste osamostalili od nepoštovanih, neodgovarajućih ili neorganiziranih podataka, to bi moglo dovesti do pogrešaka u rekrutiranju, nepravilnih odšteta, teškoća u upravljanju karijerama i čak legalnih rizika.
U ovom članku, Iskustva HR vam detaljno prikazuje kako izgraditi profesionalnu HR arhivu, kako biste osigurali pouzdanost, pravnu sigurnost i korisničko iskustvo za sve strane – od potencijalnih kandidata do zaposlenih i poslovnih partnera.
—
Zašto je važno imati dobru HR arhivu?
Prije nego što se biste upustili u detalje, razmotrite kako dobara arhiva utječe na vašu poslovnu aktivnost:
✅ Pravna sigurnost – HR arhiva štiti poduzeće od nepravilnih odšteta, diskriminacije i nepravilnih postupaka.
✅ Efikasnost u rekrutiranju – Dobro organizirana arhiva omogućuje brzo pronalazak relevantnih podataka, što spriječava greške u rekrutiranju.
✅ Pouzdanost u upravljanju karijerama – Zaposlenici i potencijalni kandidati osjećaju se poštovani i sigurni, što poboljšava korisničko iskustvo.
✅ Automatizacija i efikasnost – HR arhiva može biti integrirana s softverima za upravljanje ljudskim resursima (HRMS), što ubrzava procese.
✅ Povratna informacija za poslovne odluke – Analizirajući podatke iz arhive, možete optimalizirati strategije rekrutiranja, obuke i motivacije.
Statistika: Prema studiji Gartner, 84% poslovnih vodstva smatra da je pravna sigurnost i pouzdanost u HR podacima jedan od najvažnijih čimbenika za uspjeh rekrutiranja.
—
Kako izgraditi profesionalnu HR arhivu? – Što trebate obratiti pažnju
1. Definicija potreba i pravila za arhiviranje
Prvo, definirajte kako će vaša arhiva biti organizirana. Neke ključne pitanja:
🔹 Koji dokumenti trebaju biti pohranjeni? (Ugovori, ocjene, odobrenja, dokazi o obuci, zdravstvene spise, itd.)
🔹 Kako dugo ih treba čuvati? (Pravila su različita po državama i zakonima, ali u Hrvatskoj se preporučuje 10–30 godina za neke dokumente.)
🔹 Koji su pravila za pristup? (Koji odjeljci mogu vidjeti samo zaposlenici, a koji i vanjske stranke?)
🔹 Kako će se dokumenti klasificirati? (Po kategorijama, po zaposlenicima, po datumu, itd.)
Primjer: U velikom poduzeću, HR odjel mora imati povjerenje da neće biti pristup dokumentima koji se tiču zdravstvenih spisa ili odobrenja za izvoz.
—
2. Izbor prave platforme za arhiviranje
Neke od najpopularnijih i najsigurnijih platformi za HR arhiviranje:
🔹 Microsoft SharePoint – Dobar za integraciju s Office 365 i povijesnu traženje podataka.
🔹 Google Drive / OneDrive – Jednostavan za mobilne korisnike, ali manje siguran za pravna dokumenta.
🔹 HRMS (Human Resource Management System) – Workday, SAP SuccessFactors, BambooHR – Idealni za automatizaciju i integraciju s ostalim softverima.
🔹 Dedični serveri – Za poduzeća koja imaju specijalne zahtjeve za sigurnost (na primjer, bankarne institucije).
⚠️ Važno: Ne smijete koristiti obične emailove ili cloud servise bez sigurnosti (npr. Dropbox bez zaštite) jer su izloženi rizicima od hackera i nepoštovanih pristupnika.
—
3. Sigurnost i zaštita podataka
HR arhiva sadrži osobne podatke, financijske informacije i tajne poduzeća. Stoga je sigurnost prioritet.
🔸 Kriptiranje podataka – Sva podačka mora biti kriptirana kako bi se spriječilo nepoštovanje.
🔸 Dvostruka autentifikacija (2FA) – Spriječava neautorizirani pristup.
🔸 Pravila pristupa (RBAC – Role-Based Access Control) – Zaposlenici mogu vidjeti samo svoje dokumente, HR odjel samo svoje, a poslovni partneri samo onima koji su im potrebni.
🔸 Automatska brisanje nepotrebnih podataka – Nakon određenog vremena, brisanje starih dokumenata spriječava zlouporabu.
🔸 Audit tražnica – Svako pristupanje dokumentima mora biti zapamćen kako bi se moglo provjeriti kako su podaci korišteni.
Statistika: Prema IBMu, 95% poduzeća ima povrede sigurnosti u HR podacima, što može dovesti do financijskih i pravnih rizika.
—
4. Organizacija i klasifikacija podataka
Ako arhiva nije dobro organizirana, postaje neefikasna i nepristupačna. Također, nepravilna klasifikacija može dovesti do grešaka u rekrutiranju i upravljanju karijerama.
🔹 Klasifikacija po kategorijama:
– Zaposlenici (Ugovori, ocjene, odobrenja za izvoz, zdravstvene spise)
– Kandidati (Dokumenti o iskustvu, referencama, rezultati testova)
– Poslovni partneri (Ugovori, potvrde o plaćanju, dokumenti o suradnji)
– Zakonodavstvo (Pravila o radu, zakoni o radnom vremenu, diskriminaciji)
🔹 Klasifikacija po datumu:
– Nove zaposlenice (Prvi 6 mjeseci)
– Stariji zaposlenici (Ocjene, obuke, promjene u ugovoru)
– Izrečeni zaposlenici (Ugovori o izrečenju, odštete)
🔹 Klasifikacija po tipu dokumenta:
– Ugovori (Radni ugovori, ugovori o suradnji)
– Ocjene (Kvartalne i godišnje ocjene)
– Dokazi o obuci (Certifikati, potvrde o školovanju)
– Financijske dokumente (Plaćna lista, odštete)
Primjer: U HR odjelu koji rekrutira za IT posao, važno je imati dokumente o znanju programa (npr. certifikate za Python, JavaScript) kako bi se brzo pronašli kandidati s potrebnim kvalifikacijama.
—
5. Automatizacija i integracija s ostalim softverima
Dobra HR arhiva ne smije biti ručna radnja, već automatizirana kako bi se spriječilo greške i ubrzalo proces.
🔸 Automatizacija:
– Dokumenti se automatski pohranjuju nakon potpisivanja ugovora.
– Ocjene se automatski slanje na odgovarajuće odjeljke.
– Plaćne liste se automatski generiraju iz arhive.
🔸 Integracija s ostalim softverima:
– HRMS (npr. Workday, BambooHR) – Sintegrira s sistemima za plaćanje, obuku i rekrutiranje.
– CRM (npr. Salesforce) – Pomaga u povratku informacija o kandidatima.
– ERP (npr. SAP) – Pomaga u integraciji s financijskim podacima.
Primjer: U startupu koji koristi BambooHR, svaki novi ugovor se automatski pohranjuje u arhivu, a ocjene se automatski slanje na menadžera.
—
6. Pravna sigurnost i kompatibilnost s zakonima
U Hrvatskoj i EU-u postoje specifična pravila za arhiviranje podataka. Neprestano se mijenjaju, pa je obvezno da se pridržavate:
📜 Zakon o zaštiti podataka (GDPR – General Data Protection Regulation)
– Osobni podaci moraju biti brzo pronađeni i brzo brisani.
– Zaposlenici imaju pravo na pristup svojim podacima.
📜 Zakon o radu (Zakon o radu u Republici Hrvatskoj)
– Ugovori moraju biti pohranjeni najmanje 10 godina.
– Ocjene i odobrenja moraju biti pohranjene najmanje 5 godina.
📜 Zakon o diskriminaciji
– Ne smije biti nikakva diskriminacija u rekrutiranju i upravljanju karijerama.
⚠️ Važno: Ne smijete pohranjivati podatke u vanjskim servisima koji ne podržavaju GDPR, jer to može dovesti do legalnih rizika.
—
Kako poboljšati korisničko iskustvo u HR arhivi?
Ne samo da arhiva mora biti sigurna i organizirana, već i pouzdana i korisna za sve strane – od rekrutera do zaposlenih.
🔹 Za rekrutere:
✔ Brzo pronalazak relevantnih podataka (npr. certifikati, iskustva)
✔ Povratak informacija o kandidatima (npr. ocjene, referencije)
✔ Automatska generacija izvještaja (npr. za poslovne odluke)
🔹 Za zaposlenike:
✔ Pristup svojim dokumentima (npr. ugovori, ocjene)
✔ Potvrde o obuci (npr. certifikati)
✔ Pravna sigurnost (npr. brisanje nepotrebnih podataka)
🔹 Za poslovne partnerove:
✔ Pristup samo onima koji su potrebni (npr. ugovori, potvrde o plaćanju)
✔ Automatska potvrda o dostavi dokumenta
Primjer: U velikom poduzeću, rekruteri mogu brzo pronaći kandidata s potrebnim certifikatima i automatski generirati izvještaj za poslovne odluke.
—
Kako izgraditi HR arhivu za malu i srednju poslovnu jedinicu (MSPU)?
Za MSPU, pravila za arhiviranje su jednostavnija, ali i manje sigurna. Međutim, možete koristiti jednostavne, ali učinkovite metode:
🔹 Korištenje običnog cloud servisa (npr. Google Drive, Dropbox) – Ali samo za nezahtjevne podatke (npr. iskustva kandidata).
🔹 Manualna arhiviranje – U papirnim dokumentima (npr. ugovori, ocjene).
🔹 Korištenje jednostavnog HRMS-a (npr. Zaposleni HR, Payroll HR) – Automatsko pohranjivanje podataka.
🔹 Pravila pristupa – Zaposlenici vidijo samo svoje dokumente, a rekruteri samo dokumente o kandidatima.
⚠️ Važno: Ne smijete pohranjivati osobne podatke u običnim emailovima, jer to može biti nepovoljno u slučaju pravnih spora.
—
Povratni informacije: Kako provjeriti da je vaša HR arhiva učinkovita?
Da biste provjerili da je vaša arhiva učinkovita, možete koristiti sljedeće kriterije:
🔸 Brzo pronalazak podataka – Možete li brzo pronaći dokument koji ste tražili?
🔸 Pravna sigurnost – Svi dokumenti su pohranjeni po zakonu?
🔸 Automatizacija – Podaci se automatski pohranjuju i generiraju?
🔸 Korisničko iskustvo – Zaposlenici i rekruteri osjećaju se pouzdano?
🔸 Analiza podataka – Možete li provjeriti trendove u rekrutiranju i obuci?
Primjer: U startupu, rekruteri mogu brzo pronaći kandidata s potrebnim certifikatima i automatski generirati izvještaj za poslovne odluke.
—
Česta pitanja (FAQ) o HR arhivi
📌 1. Koliko dugo treba pohraniti HR dokumente?
U Hrvatskoj se preporučuje:
– Ugovori – 10–30 godina
– Ocjene – 5 godina
– Dokazi o obuci – 5 godina
– Zdravstvene spise – 10 godina
📌 2. Kako se brinuti o sigurnosti HR arhive?
– Kriptiranje podataka
– Dvostruka autentifikacija (2FA)
– Pravila pristupa (RBAC)
– Automatsko brisanje nepotrebnih podataka
📌 3. Može li zaposlenik vidjeti sve dokumente u arhivi?
Ne! Zaposlenici mogu vidjeti svoje dokumente, dok rekruteri i HR odjel imaju pristup samo onima koji su im potrebni.
📌 4. Kako integrirati HR arhivu s ostalim softverima?
– HRMS (Workday, BambooHR)
– CRM (Salesforce)
– ERP (SAP)
📌 5. Kako poboljšati korisničko iskustvo u HR arhivi?
– Brzo pronalazak podataka
– Automatska generacija izvještaja
– Pravna sigurnost i pouzdanost
—
Zaključak: HR arhiva kao ključ za uspjeh u upravljanju ljudskim resursima
HR arhiva nije samo dokumentacija, već je ključ za pouzdanost, pravnu sigurnost i efikasnost u upravljanju ljudskim resursima. Ako je dobro organizirana, sigurna i korisna, može poboljšati rekrutiranje, upravljanje karijerama i korisničko iskustvo.
🔹 Za velike poduzeća: Korištenje HRMS-a, SharePoint-a i sigurnih cloud servisa.
🔹 Za MSPU: Jednostavna arhiviranje, obični cloud servisi i pravila pristupa.
🔹 Za sve: Automatizacija, pravna sigurnost i korisničko iskustvo.
Ne zaboravite: HR arhiva mora biti ne samo sigurna, već i pouzdana – jer je osnovni dio vaše poslovne sigurnosti.
💡 Preporuka: Obavezno provjerite pravila GDPR i zakona o radu kako biste se osigurali da vaša arhiva neće biti izložena pravnim rizicima.
—
📌 Ako ste zainteresirani za profesionalnu HR arhivu, kontaktirajte nas na Iskustva HR i dobit ćete savjete od stručnjaka! 🚀
Leave a Comment