U suvremenom poslovnom okruženju, usklađenost s pravnim propisima ključ je stabilnog i uspješnog poslovanja. Jedna od najznačajnijih promjena koja izravno utječe na svakodnevno poslovanje svih tvrtki u Republici Hrvatskoj jest novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenih kod poslodavca. Ovaj je Pravilnik stupio na snagu 1. listopada 2024. godine, donoseći niz novih pravila i strožih zahtjeva za poslodavce. Glavni povod za donošenje ovih izmjena bilo je usklađivanje s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) te novim odredbama Zakona o radu, posebice onima koje se odnose na rad na daljinu, očinski dopust, odsutnost s posla i dopust za pružatelje skrbi.
Za poslodavce to znači znatno opsežnije administrativne obveze, ali i potrebu za brzim prilagođavanjem kako bi se izbjegle iznimno visoke novčane kazne. U nastavku donosimo detaljan pregled svih ključnih promjena, obveza i pravila kojih se od sada morate pridržavati kako biste osigurali potpuno zakonito poslovanje.
Stroge kazne za nepoštivanje novih propisa
Nemarno ili nepotpuno vođenje evidencije o radnicima više nije samo administrativni propust, već se prema Zakonu o radu tretira kao jedan od najtežih prekršaja poslodavca. Zakonodavac je predvidio rigorozne financijske sankcije za sve koji se ne pridržavaju novih pravila. Ako poslodavac koji je pravna osoba uopće ne vodi evidenciju, vodi je na nepropisan način ili pak na zahtjev inspektora rada odbije dostaviti tražene podatke o radnicima i radnom vremenu, suočit će se s novčanom kaznom u rasponu od 8.090 do 13.270 eura.
Ove visoke kazne jasno pokazuju da država ozbiljno pristupa kontroli radnih odnosa i zaštiti prava radnika, zbog čega je ključno detaljno se upoznati sa svim zahtjevima novog Pravilnika i primijeniti ih u praksi bez odgode.
Što sve mora sadržavati evidencija o radnicima?
Prema novom Pravilniku, poslodavac je dužan voditi detaljne osobne podatke za svakog pojedinog radnika. Evidencija se može voditi u pisanom obliku, bilo na papiru ili u elektroničkom formatu, što je danas češći i praktičniji izbor. Za svakog zaposlenika obvezno je evidentirati sljedeće podatke:
- Osnovni identifikacijski podaci: Ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), spol, datum rođenja i državljanstvo.
- Podaci o boravištu: Prebivalište, odnosno boravište radnika.
- Zapošljavanje stranaca: Za radnike koji su državljani trećih zemalja, obvezno je priložiti dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada.
- Kvalifikacije i obrazovanje: Podaci o stručnom obrazovanju, položenim ispitima, tečajevima, licencama i uvjerenjima potrebnim za obavljanje posla.
- Detalji o radnom odnosu: Točan datum početka rada, naziv radnog mjesta te vrsta sklopljenog ugovora o radu (na određeno ili neodređeno vrijeme).
- Prestanak rada i osiguranje: Datum prestanka radnog odnosa (ili prestanka rada za ustupljene radnike) te datum prijave na obvezna osiguranja (mirovinsko i zdravstveno), uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje ako ga poslodavac sufinancira.
Osim ovih osnovnih podataka, poslodavci moraju bilježiti i sve druge specifičnosti o kojima ovisi ostvarivanje prava iz radnog odnosa, poput rodiljnih i roditeljskih prava, poreznih olakšica, doprinosa te specifičnih statusa u sustavu socijalne skrbi ili obrane.
Evidencija za ustupljene radnike i vanjske suradnike
Jedna od najvećih novosti koje donosi novi Pravilnik jest obveza vođenja evidencije o radnicima koje su poslodavcu privremeno ustupila povezana društva, kao i o onima koje je ustupila agencija za privremeno zapošljavanje. Poslodavac (korisnik) sada mora voditi identične podatke o tim radnicima i njihovom radnom vremenu kao i za svoje stalno zaposlene radnike, uz iznimku vrste ugovora o radu.
Ova obveza počinje teći prvim danom početka rada ustupljenog radnika i prestaje danom završetka njegovog angažmana. Također, poslodavac je dužan čuvati svu popratnu dokumentaciju, kao što su sporazumi o ustupanju, pisane suglasnosti radnika te uputnice agencije.
Također, posebna se evidencija mora voditi za druge fizičke osobe koje obavljaju poslove na temelju ugovora ili posebnih propisa. To uključuje:
- Studente i redovite učenike na radu.
- Osobe na stručnom osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa.
- Djecu i maloljetnike koji rade kod poslodavca.
- Osobe koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro.
Za ove kategorije dokumentacija se mora čuvati najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je njihov rad prestao, čime se osigurava potpuna pravna sljedivost.
Detaljno praćenje radnog vremena: Što se sve bilježi?
Evidencija o radnom vremenu doživjela je značajne promjene i proširenja. Poslodavci više ne mogu bilježiti samo osnovne podatke, već moraju precizno pratiti:
- Početak i završetak dnevnog rada.
- Ukupno dnevno radno vrijeme i sate terenskog rada.
- Sate pripravnosti te sve oblike nenazočnosti na radu (bolovanja, godišnji odmori, plaćeni dopusti).
- Posebne kategorije rada kao što su rad noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad te rad blagdanima i neradnim danima.
Za radnike koji rade na daljinu ili na izdvojenom mjestu rada postoji iznimka: budući da oni često sami raspoređuju svoje radno vrijeme, oni sami mogu voditi ove podatke, no poslodavac i dalje snosi krajnju odgovornost za pohranu i čuvanje tih podataka. Posebna pravila vrijede i za visokoškolske ustanove, znanstvene institute te dječje vrtiće, gdje se bilježe samo normirani oblici rada za nastavno i odgojno osoblje.
Novi rokovi čuvanja podataka i usklađenost s GDPR-om
U prošlosti su se podaci o radnicima morali čuvati trajno, što je stvaralo goleme arhive i često bilo u suprotnosti s modernim načelima zaštite osobnih podataka. Novi Pravilnik donosi drastičnu promjenu u ovom segmentu: trajno čuvanje zamijenjeno je rokom od šest godina.
Podaci se moraju čuvati najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je radni odnos prestao, ili duže ako je pokrenut radni spor (do njegovog pravomoćnog okončanja). Nakon isteka tog roka, poslodavac je dužan potpuno izbrisati ili na drugi način trajno ukloniti sve podatke o radniku, bez obzira na to vode li se oni u papirnatom ili digitalnom obliku. Što se tiče originalnih dokumenata radnika (poput svjedodžbi ili diploma), poslodavac ih mora vratiti radniku u roku od 15 dana od prestanka radnog odnosa.
Zaključak
Usklađivanje s novim Pravilnikom o evidenciji radnika zahtijeva ozbiljan angažman i ažurnost od strane poslodavaca i njihovih kadrovskih službi. Iako donosi veće administrativno opterećenje, pravilno vođenje evidencije štiti poslodavce od drakonskih kazni i osigurava transparentnost u radnim odnosima. Ulaganje u kvalitetne digitalne sustave za praćenje radnog vremena i upravljanje ljudskim resursima pokazalo se kao najbolji način za dugoročno i bezbrižno poslovanje u skladu sa zakonom.
Često postavljana pitanja (FAQ)
- Koliko se dugo moraju čuvati podaci o radnicima prema novom Pravilniku?
- Podaci se čuvaju najmanje šest godina od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, osim ako je pokrenut radni spor, u kojem slučaju se čuvaju do pravomoćnog okončanja spora.
- Moraju li se voditi evidencije za studente i agencijske radnike?
- Da, novi Pravilnik izričito nalaže vođenje evidencije za ustupljene agencijske radnike, kao i za studente, učenike te radnike iz povezanih društava.
- Kolika je kazna ako poslodavac ne vodi evidenciju ispravno?
- Za pravne osobe kazne se kreću u rasponu od 8.090 do 13.270 eura, što ovaj prekršaj svrstava među najteže prekršaje poslodavaca.
- Što učiniti s originalnim dokumentima radnika nakon prestanka rada?
- Poslodavac je dužan vratiti sve originalne isprave i dokumente radniku u roku od 15 dana od dana prestanka radnog odnosa.